Un déménagement ouvre des perspectives d’évolution, nouveaux locaux, gain de place, amélioration de la qualité de vie et de l’outil de production. La partie transfert du système d’informations n’est qu’une phase du projet global.
Dans les faits, la fenêtre de tir consentie au transfert est réduite au minimum (un week-end) et l’échec non permis sous peine d’impossibilité de produire le lundi matin.
Par habitude, il faut 4 à 6 mois pour préparer correctement un déménagement, mener de front le suivi de l’aménagement des nouveaux locaux, le recensement de l’existant, les approvisionnements matériels, le recrutement des prestataires et la mise en ordre de marche de l’ensemble des acteurs.
L’entreprise désigne un interlocuteur responsable du projet (souvent le DSI) il peut se faire assister ou confier à un prestataire externe (AMOA) tout ou une partie de la maîtrise d’ouvrage. Cet interlocuteur, agissant de manière transverse au sein de son entreprise, doit posséder la capacité décisionnelle permettant de cadrer et d’ordonnancer les différentes taches nécessaires au bon déroulement du projet.
C’est un généraliste des systèmes
d’informations assurant l’interface entre les besoins fonctionnels
exprimés et leur traduction en actions techniques concrètes sur le
terrain par les différentes maîtrises d’œuvre. Véritable courroie de
transmission entre le MOA et les MOE (dont opérateurs, services
généraux…). Il centralise les informations, supervise le déroulement
des opérations et organise
Elle regroupe tous les corps de métiers qui interviendront lors du partage séquentiel des taches définies par le maître d’ouvrage : électriciens, agents de sécurité, informaticiens, transporteurs spécialisés…..qu’ils soient salariés de l’entreprise ou prestataires externes.
Le système d’information vu par un utilisateur est un empilement de matériels bruyants et de câbles multicolores qui devient générateur de désagréments lorsque celui-ci ne répond plus.
Le cœur du système d’information est en fait une matrice de flux complexes et variés qu’il convient de répertorier méthodiquement et précisément. Ces flux circulent entre des équipements matériels dont les paramétrages et les versions de logiciels doivent également être consignés :
-Inventorier les actifs informationnels : bases de données, archivages, applicatifs installés…ainsi que les actifs d’infrastructures : équipements réseaux, serveurs, équipements de sécurité, postes de travail hébergeant leur propre actif d’information.
Toutes ces actions donnent lieu à la rédaction de cahiers techniques (réutilisables a posteriori pour d’autres projets).
-Evaluer les risques et établir un plan de secours des actifs sensibles en cas de problèmes liés au transfert.
-Rédiger les procédures liées aux arrêts/redémarrage des équipements
-Procéder à un déménagement à blanc (simulation) plusieurs semaines avant le jour J
-Lister les équipements à acquérir (commutation, routage, câblage…)
Le siège social d’une entreprise est le point de concentration des flux humains et administratifs, informatiques et techniques. Des utilisateurs seront déplacés, d’autres seulement concernés. Le projet doit prendre en charge les aspects communication et logistiques nécessaires au passage en douceur d’un site à l’autre.
-Le DSI, assumant le rôle de Maître d’ouvrage
-Les équipes techniques dépendantes de la DSI
-Les services généraux
-Une entité externe d’assistance à Maîtrise d’Ouvrage
-Des prestataires spécialisés dans les différents segments de maîtrise d’œuvre technique
-Les opérateurs de télécommunication
Le maître d’ouvrage met en place un micro planning, tableau croisé entre les taches minutieusement répertoriées à effectuer et les acteurs auxquels ces taches sont affectées, permettant ainsi d’évacuer les éventuelles zones d’ombre ou de flou (ex : qui dé rack les serveurs des baies ?)
Le déménagement iso fonctionnel (à l’identique) est fortement conseillé, même si l’entreprise en profite pour changer certains éléments actifs ou composants. Eviter à tout prix les évolutions structurantes pour l’entreprise. Les projets ou évolutions majeures sont en général gelées 8 à 10 semaines précédent le jour J.
Quelquefois un déménagement prévoit le regroupement de plusieurs sites, cette composante du projet doit faire l’objet d’une approche spécifique tenant compte de la réalité technique, sous peine de ne pas bénéficier à terme de la rationalisation attendue.
Le succès d’un déménagement informatique réside essentiellement dans la préparation, la planification et le suivi méthodique du projet avec les divers acteurs (prestataires externes, équipes internes, services généraux…). Pour toute information relative à ce sujet, vous pouvez adressez vos messages à l’adresse suivante : moving@sequalis.com
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